新入生のアカウントを、
一括作成するには？

同じ名簿を、3回入力している

入学予定者の名簿は1つなのに、Active Directory にユーザーを作り、Microsoft 365 のライセンスを割り当て、Google Workspace にもアカウントを作る——同じ氏名・同じ学籍番号を、3つの管理画面に入れ直すことになります。しかも3つとも必須項目もCSVの列名も違います。

命名規則を、人が当てはめている

「学籍番号＋入学年度でIDを作る」「メールアドレスはIDに学校ドメインを付ける」「初期パスワードは規則で生成する」——学校ごとのルールを、名簿の1行ずつに人が当てはめます。表計算の関数で組み立てている学校も多いですが、その式を作った人が異動すると誰も直せなくなります。

アカウントを作って終わりではない

本当に手間なのはこの後です。学年・クラスのグループに入れ、組織階層（OU）の正しい場所に置き、個人フォルダを作ってアクセス権を付ける。「アカウントは作れたのに、共有フォルダが見えない」の問い合わせは、たいていこの工程の抜けから起きます。

締め切りが動かせない

4月1日には全員が使える状態にしなければなりません。年度末は卒業処理・進級処理と重なり、しかも人事異動で担当者が変わったばかり——という年も珍しくありません。「去年どうやったか」を思い出すところから始まるのが、この作業のいちばんの敵です。

方法① 管理画面で1人ずつ作る

向いている規模: 数名〜十数名の追加
転入生が数名、という場面では今でも一番速い方法です。特別な準備がいらず、失敗しても1件だけやり直せばよいのが利点。
一方で、新入生が100人を超えると現実的ではありません。1人あたり3システムで3〜5分としても、100人で5〜8時間、300人なら2〜3日かかります。しかも人が入力するので、氏名の変換ミスや学籍番号の打ち間違いが必ず一定数まぎれ込みます。

方法② CSVで一括インポートする

向いている規模: 数十名〜数百名／担当者が毎年同じ
3つのシステムはいずれもCSVでの一括登録に対応しています。実務としてはこれが最も広く使われている方法でしょう。
ただし、次の点は事前に知っておく価値があります。

• 3つのCSVは互換ではありません。列名も必須項目も並び順も違うため、結局「システムごとの変換シート」を作ることになります
• 取り込み後の修正が追えません。一度取り込んだ後に「クラスが変わった」「氏名の字が違った」となると、修正はまた3システム分の手作業です
• 失敗したときの巻き戻しがありません。間違ったCSVを取り込んでしまうと、消す作業も一括では用意されていないことが多く、後始末のほうが重くなります
• グループ・OU・フォルダ権限までは面倒をみてくれません。アカウントは作れても、前述の「その後の工程」は別作業として残ります

方法③ PowerShell などのスクリプトを書く

向いている規模: 数百名以上／校内に書ける人がいる
名簿のCSVを読んで、ID生成からグループ追加までを一気に流す——技術的にはこれが最も自由度が高く、実際に自作されている学校もあります。
気をつけたいのは、スクリプトが「その人の資産」になってしまうことです。年度更新でクラス構成が変わるたびに手を入れる必要があり、書いた本人が異動すると、後任は中身を読み解くところから始めることになります。エラー処理が甘いまま数百人分を流して、途中で止まった状態から復旧できない——という事故も起こりえます。
くわしくは: アカウント作成スクリプトの赤いエラーは、どこから来るのか →

方法④ 名簿を「正」にして、自動で同期する

向いている規模: 全般／担当者が変わる可能性がある学校
発想を変えて、名簿を1か所に持ち、そこから各システムへ配る方式です。入力は名簿に1回だけ。ID・初期パスワード・メールアドレス・配置先・グループ・個人フォルダは、学校ごとに決めたルールに従って自動生成されます。
この方式の本質的な利点は、作業が速いことよりも「今どうあるべきか」がシステムに書いてあることです。手順書ではなく設定として残るので、担当者が変わっても引き継げます。年度途中の転入生も、名簿に足すだけで同じ流れに乗ります。